Ervaringen

We besparen tijd en de foutmarge wordt kleiner

Bij Notariskantoor Stigter & Leskens in Houten zijn Clarine Leskens (gecertificeerd NOVEX-lid), Register-notarisklerk Stefanie Emming en notarieel medewerker Eva Veltman verantwoordelijk voor nalatenschappen. Begin 2019 hebben ze gekozen voor Mijnerfenis.nl en momenteel wordt de software in gebruik genomen. De eerste indruk? “We besparen tijd en de foutmarge wordt kleiner.”

Mijnerfenis.nl bevalt dus? “Jazeker,” zeggen de dames. “Hiermee maken we een mooie stap, al moeten we er natuurlijk nog meer vertrouwd mee raken. Mijnerfenis.nl werkt efficiënter, overzichtelijker en niet onbelangrijk: De communicatie met cliënten wordt directer. Nu krijgen we nog regelmatig vragen van allerlei betrokkenen, maar in het nieuwe platform kunnen ze zelf meekijken.”

Eva zegt: “We hebben veel aan de support van Rianne, die de implementatie begeleidt. Ze is goed bereikbaar en lost onze vragen vlot op. Dat is ook een mooie wisselwerking, want als een van de eerste gebruikers halen we samen de onvermijdelijke kinderziektes eruit. De beste manier om het systeem eigen te maken is om meters te maken.”

Alle facetten van de afwikkeling komen samen in Mijnerfenis.nl. Stefanie: “Een wijziging op het ene front wordt automatisch overal doorgevoerd. Alles is met elkaar gelinkt. Met deze tijdwinst kunnen we meer mensen helpen. En dat is hard nodig: in deze tijd worden we vaker geconfronteerd met complexere (ruzie)boedels, eenzame mensen en vergrijzing. De notaris neemt als trusted advisor steeds vaker de rol van executeur op zich. Met Mijnerfenis.nl kunnen we onze werkzaamheden op het gebied van boedelafwikkeling nog beter uitvoeren.”

Zijn er nog wensen? “We hoorden dat er binnenkort een koppeling komt met de Belastingdienst. Die is erg welkom!”

Achteraf had je nooit zonder gekund

Het besef dat systemen best omslachtig zijn, komt doorgaans pas als je ze aanpast. Achteraf begrijp je niet dat je er genoegen mee nam. Maar ja, je wist niet beter. Met de hand afwassen bijvoorbeeld, of met cash betalen. Als het niet meer hoeft, is het opeens heel onhandig. Dat gevoel heb ik momenteel in mijn werk als afwikkelaar van nalatenschappen.

Zoals zoveel financiële transacties, worden nalatenschappen in Excel verwerkt. Logisch voor de hele beroepsgroep, maar niet meer voor mij. Zo’n afwikkeling vergt al gauw een jaar, vaak langer. In die periode zijn er voortdurend mutaties door allerhande bij- en vooral afschriften. Klopt het bedrag onderaan de streep niet, dan moet je alle posten nalopen. Waar zit de fout?

Intussen kijken alle erfgenamen over je schouder mee. Terecht natuurlijk, maar ook erg bewerkelijk omdat je iedereen afzonderlijk te woord staat. Na een verjaardagsfeestje komen ze soms een voor een met dezelfde vraag, die kennelijk aan de borreltafel was opgeworpen. Veel telefoontjes dus, mogelijk gevolgd door correcties in de administratie. En men vraagt zich weleens af of iedereen wel dezelfde informatie krijgt te zien.

Uiteraard staan we voor onze professionaliteit en mag iedereen op kantoor alle afschriften komen bekijken. Maar er begon wel iets te knagen: dit moet efficiënter kunnen. En transparanter voor iedereen. Met software-engineers en notarissen zijn we gaan sleutelen aan een systeem dat past in deze tijd: een online tool voor erfenisafwikkeling. Na een hoop testen, verbeteren en weer testen, zijn we apetrots op het resultaat: Mijnerfenis.nl.

Nalatenschappen complex en tijdrovend? Mijnerfenis.nl reduceert fouten en biedt flinke tijdwinst. Wordt dit de vaatwasser voor het notariaat? Voor mij ís het al een feit. Nooit meer afwassen met Excel!